Procedimento: RESERVA DE HOTEL
Reserva e comercialização de hotel é uma das atividades essenciais de uma agência de viagens (vendedora ou operadora). Existem 03 formas de se reservar hotel:
Telefone/Fax : junto a central de reservas da cadeia hoteleira, ou direto com o departamento de reservas do hotel.
Sistemas de reservas: específicos para hotéis ou através dos GDS (Sabre, Galileo, Amadeus, Worldspan)
Internet: on line nos sites dos hotéis ou por e- mail.
O que é importante informar quando se está reservando um apto. no hotel:
1. Nome do hóspede e dos acompanhantes
2. Tipo do apto.
SGL (Solteiro) - uma cama de casal.
DPL (Duplo) - uma cama de casal ou duas de solteiro.
TPL (Triplo) - uma cama de casal + uma de solteiro ou 3 de solteiro.
QDL (Quádruplo) - duas de casal ou uma de casal + duas de solteiro ou quatro de solteiro.
3. Período da estada
4. Tipo de Pagamento
À vista- direto com a agência ou com o hotel
Cartão de Crédito – Direto com o hotel
Faturado - Direto com o hotel, sempre informar o que é para faturar, ex.: Diárias + Extras ou somente Diárias.
5. Garantia de NO-SHOW:
Existem duas formas de garantir NO-SHOW: a agência se responsabiliza pelo pagamento de uma diária, caso o passageiro não compareça a agência fornece o número do cartão de crédito do passageiro para o hotel, e caso o passageiro não compareça será debitado no cartão o valor de uma diária.
6. Observações Especiais:
Early Check-In ou Late Check-Out, se cobrança ou não, e qual horário estipulado.
Quando há criança na reserva, mencionar a idade, e em caso de bebês , verificar se há berços no hotel , e se há cobrança por este serviço.
Passo a passo como se processa uma reserva:
Ligar ou passar um fax para a central de reservas ou direto para o departamento de reservas do hotel, ou ainda acessar o sistema de reservas , caso tenha na sua agência.
Verificar se há disponibilidade para o período desejado, e as tarifas e taxas cobradas pelo hotel.
Efetuar a reserva mencionando todos os dados pertinentes.
Finalizar a reserva e receber o código de confirmação.
OBS.: Caso a reserva tenha sido feita por telefone, haverá a necessidade de documentá-la através de fax ou e-mail. O hotel irá retornar a confirmação via fax ou e-mail , e isto valerá como um documento de reserva.
No caso de se utilizar sistema para efetuar a reserva, não há necessidade de passar fax, pois todo o tramite do sistema já é gerado como documentação.
Emitir um voucher com os dados da reserva para entregar para o passageiro, caso a agência não possua um formulário próprio de voucher, a confirmação do hotel (fax ou e-mail) servirá como documento.
No caso de reserva feita pelo sistema, o extrato da reserva (impressão) servirá como documento.
Como se processará o pagamento da comissão à agência:
O hotel receberá o voucher ou o documento de confirmação, e de acordo com o mencionado no documento, procederá ao pagamento da comissão da agência.
Pagamento direto ao hotel: (à vista ou cartão) – o hotel depositará ou enviará o cheque no valor da comissão para a agência, e esta deverá enviar para o hotel a nota fiscal no valor comissão que foi paga.
Pagamento faturado: O hotel enviará a fatura e o boleto bancário para a agência de viagens, e esta efetua o pagamento descontando sua comissão, posteriormente, esta deverá enviar para o hotel a nota fiscal no valor da comissão paga.
Caso o pagamento seja direto no agência de viagens (à vista), esta pode descontar sua comissão e enviar o pagamento para o hotel junto com a nota fiscal no valor da comissão.
OBS.:
Quando for reserva de uma operadora, e há bloqueio de vários aptos., o preço estipulado pelo hotel será “NETO’, sem comissão, e geralmente o hotel estipula um prazo para pagamento para a operadora, que receberá do cliente e repassará para o hotel.
IMPORTANTE: esta tarifa estipulada pelo hotel para a operadora, é exclusivamente para a montagem de pacotes e excursões, não pode ser divulgada pela operadora e nem pelo hotel para o cliente.
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