Organização de eventos

Definição de Eventos

É uma forma infinita de acontecimentos ligada à necessidade e criatividade do homem, o qual visa a informação e a intercomunicação.

É um conjunto de atividade profissionais desenvolvidas com o objetivo de alcançar o seu público alvo, através do lançamento de produtos, da apresentação de uma empresa, pessoa ou entidade, visando estabelecer o seu conceito ou recuperar a sua imagem.

É uma ação profissional através da pesquisa, do planejamento, da organização, da coordenação, do controle e da implantação de um projeto, visando atingir o seu público alvo com medidas concretas e resultados projetados.

Organizador de Eventos
O organizador de eventos não é um profissional específico de uma profissão, porém as experiências mostram que este profissional deve estar ligado às áreas de comunicação, como Turismo, Marketing, Relações Públicas.
Existem algumas características fundamentais as pessoas que pretendem atuar nesta área, como por exemplo:

Segurança, auto-estima, liderança, bom-senso, educação, tolerância, iniciativa, criatividade, dinâmica, ser organizado, ser bem relacionado, saber lidar com imprevistos, cultura geral, e estar atento aos detalhes.

Onde atuar na área de eventos?
A área de eventos é muito ampla, e a cada dia vem demonstrando um crescimento cada vez maior, abrindo espaço para os organizadores e serviços ligados a este segmento. O profissional de eventos poderá atuar em: empresas, agências organizadoras de eventos, centro de convenções e feiras, hotéis, agências de promoção e marketing, empresas culturais e esportivas.
Evolução Histórica
Observando a história do homem detectamos que ele sempre viveu situações de eventos, como descobertas, conquistas, lutas, crescimento populacional, etc.. entretanto as raízes das grandes reuniões advém das civilizações grega (L`Agora Assembléia Política) e romana (O Fórum Político e Religioso).

O primeiro congresso oficialmente registrado foi o Concílio de Nice, em 325 d.c., seguido do Concílio de Constantinopla, em 381 d.c. Somente em 1681 tem lugar em Roma o Primeiro Congresso de Medicina Geral, evento de cunho não religioso , pois até em tão a grande maioria dos eventos reuniam apenas bispos e doutores em teologia.

A primeira conferência diplomática ocorre em 1815, conhecida como Congresso de Viena. Após o fim da Segunda guerra mundial (1939-1945), as reuniões internacionais se multiplicaram, porém se intensificam de fato, depois de 1945, quando surge a consciência da importância econômica para uma cidade ou região da possibilidade de candidatar-se à sediar reuniões internacionais. Este novo ramo econômico é chamado de Turismo de Congressos, fenômeno que se iniciou na Europa, chegando à América posteriormente. Tal importância econômica reside no fato de que, um congresso ou convenção acarreta uma cadeia de ações, as quais envolve diversos setores do mercado dentre os quais, hotelaria, agências de viagens, companhias aéreas, restaurantes, comércio e serviços complementares (tradução simultânea, recepção, recursos audio-visual, e outros).

A idéia de que é rentável investir em congressos internacionais foi defendido em 1966, por ocasião do “4º Congresso Internacional sobre a Organização de Congressos”. O grande êxito do Turismo de Congressos no mundo são decorrentes devido a rapidez das informações tecnológicas e científicas, cada vez mais os homens tem necessidade de se reunir periodicamente para confrontar suas opiniões. Em decorrência disto, o número de eventos de todas as espécies, vem crescendo, proporcionando ao turismo um campo de ação vasto e atraente.
Classificação de Eventos
Em relação ao público:
Eventos Fechados – realizado para público claramente definido, pela identidade e interesse pelo assunto. Ex:. Semana de Turismo.

Eventos Aberto por Adesão – São propostos e sujeitos a um público que pode aderir ou não ao evento. Ex. Simpósio de Medicina, Exposição Agropecuária.

Eventos Aberto em Geral – Aquele que atinge todas as classes. Ex.: UD, Fenasoft.
Em relação ao porte:
Pequeno – com até 200 participantes;
Médio – com até 500 participantes
Grande – com mais de 500 participantes;
Mega – acima de 1000 participantes.
Em relação a data:
Data Fixa – Evento com data de realização invariável, de acordo com as comemorações cívicas, religiosas e outras. Realizam-se, anualmente no mesmo dia, com periodicidade determinada. Ex.: Comemorações 07 de setembro, padroeirosc das cidades. Ex.: Periodicidade fixa – Jogos Olímpicos e a Copa do Mundo.

Data Móvel – Evento que sempre se realiza, porém em data variável, segundo o calendário ou os interesses da organização promotora. Ex.: Carnaval.

Data Esporádica – Evento de realização temporária, que acontece em função dos fatos extraordinários, porém previstos e programados. Ex.: Morte do Papa, Posse do Reitor.
Em relação a área de interesse:
Artístico – ligado a quaisquer das áreas artísticas como musicais, shows, exposições de pintura, lançamentos de livros, concursos de dança, espetáculos teatrais;

Científicos – relacionados aos assuntos de ordem científica, normalmente acadêmicos.

Cívico – comemorações ligadas a pátria;

Cultural – trabalha os diferentes aspectos da cultura, em carater promocional ou institucional;

Esportivo – eventos envolvendo esportes em geral;

Folclórico – apresenta os hábitos, costumes, lendas e tradições de um determinado país ou região.

Institucional – não tem objetivo de venda, busca sim, criar ou firmar um conceito acerca de um produto ou empresa.

Lazer – estes eventos buscam propiciar diversão e entretenimento aos participantes.

Político – temas ligados a partidos políticos ou a política como um todo;

Promocional – trata da promoção de imagem ou de venda de um produto, entidade ou pessoa;

Religioso – relacionada a qualquer religião, independente de qual seja o credo;

Social – objetiva somente o encontro e a confraternização entre participantes.

Turístico – ligado aos aspectos turísticos de um determinado país ou região, com a realização de viagens ou não.
Tipologia
O tipo de cada evento é definido de acordo com atividades que serão realizadas , juntamente com o objetivo do mesmo. A seguir estudaremos os tipos de eventos mais usados atualmente:
Concursos: Caracteriza-se pelo espírito de competição podendo ser aplicado a diversas áreas: artístico, cultural, desportivo, científico, etc.
Deve ser coordenado por uma comissão organizadora que tenha conhecimento sobre a área em questão, que estabelecerá: nome do concurso, critério de avaliação, número de participantes, número de premiação, critério de desempate, publicação e duração, composição do júri, prêmios oferecidos e regulamento a ser seguido.

Torneio: Evento em geral de caráter esportivo, caracteriza-se pela competição. Deve possuir uma comissão organizadora tal qual os concursos.

Desfile: Evento que se classifica normalmente na categoria promocional e lançamento de produto, geralmente é promovido por confecções. As condições básicas para o seu sucesso são: escolha adequado do local, dos convidados, dos manequins, dos produtos e uma excelente divulgação.

Leilões: Consiste na venda pública de objetos a quem der maior lance, partindo de um valor determinado. Necessita da presença de um leiloeiro oficial.

Encontros: São eventos com porte e duração variável, nos quais as pessoas se reúnem com a finalidade de discutir temas de interesse comum.
A seguir os mais diversos tipos de encontros:
Congresso: São reuniões promovidas por entidades associativas visando debater assuntos que interessam um determinado ramo profissional, normalmente é realizado em vários dias, com a inclusão de outros encontros dentro deste , constitui-se num evento de grande porte.
Os congressos podem ser:
Regionais
Nacionais
Internacionais
Os congressos podem ser divididos em congressos técnicos e congressos científicos:
Congressos Científicos: São aqueles promovidos por entidades médicas, odontológicas ou ligadas a outros ramos das ciências naturais. Os temas dos congressos científicos podem ser de duas categorias:

Os oficiais – são as sessões que apresentam temas oficiais constantes na programação, com a participação plena de todos os congressistas.

Os livres – são as sessões reservadas aos congressistas regularmente inscritos no congresso, que queiram apresentar trabalhos, desde que estes sejam relacionados ao tema oficial, sendo abertas à participação dos demais congressistas.

Congressos Técnicos: São promovidos por entidades ligadas ao ramo da ciências exatas ou sociais. Basicamente estes congressos se desenvolvem através de sessões de comissões ou grupos de trabalho, divididos em tantos quantos se fazem necessários.

Estes grupos de trabalho, discutem cada qual o tema que lhe for destinado, cabendo a cada um a apresentação de sua recomendação, que será ligada a sessão plenária da qual participam todos os congressistas, essas recomendações são submetidas a apreciação do plenário, que no final votará pela sua aprovação ou não. Uma vez aprovadas, estas recomendações se tornarão conclusões do congresso, que serão encaminhadas às autoridades competentes, como pronunciamento oficial da classe. Um documento conhecido como “anais do congresso”, registrando estas conclusões, bem como os trabalhos apresentados devem ser entregues ao final do evento. Todo congresso deve Ter um regulamento e um regimento das sessões de trabalho e que seja aprovado pela comissão organizadora.

Convenção: Reuniões promovidas por entidades empresarias, industriais e partidos políticos, geralmente são eventos anuais. Todas as convenções buscam a integração de pessoas pertencentes a uma determinada empresa ou partido político, submetendo-se a certos estímulos coletivos para que possam agir em defesa dos interesses da referida empresa ou partido.

Conferência: É o tipo de evento que se caracteriza pela apresentação de um tema informativo (geral, técnico ou científico) por autoridade competente no assunto em questão, para um grande número de pessoas. A conferência é uma reunião bastante formal, exigindo a presença de um presidente de mesa que coordenará os trabalhos. Não são permitidas interrupções e as perguntas deverão ser feitas no final da apresentação, por escrito ou microfone aberto. A videoconferência, ainda é pouco utilizada no Brasil, porém tende-se a popularizar-se nos próximos anos.

Palestra: Reunião menos formal que a conferência, caracteriza-se pela apresentação para um pequeno grupo que já possui noções sobre o assunto.
Após a apresentação poderá ser aberta para questionamento dos ouvintes, ou até mesmo durante a apresentação, caso o palestrante desejar.

Ciclo de Palestras: Uma série de palestras pronunciadas por professores ou especialistas, todas abordam a mesma área de interesse, mas sobre assuntos diferentes.

Seminário: A exposição é feita por uma ou mais pessoas com a presença de um coordenador. O assunto exposto é de conhecimento da platéia. Tem como objetivo fornecer e somar informações de temas já pesquisados. Divide-se em três fases:

Exposição – orador previamente convidado, realiza uma pesquisa e leva a sua contribuição para o grupo.

Discussão – o assunto em pauta é debatido e detalhado em todos os seus aspectos.

Conclusão – quando um coordenador, polarizando as opiniões dominantes, propõe à aprovação do grupo às recomendações finais do seminário.

Mesa Redonda: Reuniões de pequenos grupos de técnicos e/ou conhecedores de assuntos específicos para debate, treinamento no sentido de obter conhecimentos e esclarecimentos. Participa um coordenador como elemento moderador. Os participantes da mesa apresentam seus pontos de vista (com tempo limitado), o moderador orienta a reunião, observa temas e horários mas não pode emitir opinião. A mesa redonda pode ser aberta com a participação da plenária com perguntas orais ou escritas, ou fechada, onde não é permitida a manifestação da platéia.

Simpósio: É um tipo de reunião derivado da mesa redonda, possuindo como característica: ser de alto nível e contar com a participação de especialistas de grande renome. A diferença fundamental é que os expositores não debatem entre si, tendo como finalidade realizar um intercâmbio de informações. Após a apresentação, a platéia participa com perguntas à mesa.

Painel: É outro tipo de reunião derivado da mesa redonda, tem como objetivo reproduzir as informações de um pequeno grupo para um grande grupo assistente. Há debate entre os painelistas, sob a coordenação de um moderador, cabendo a platéia o comportamento de expectadora , sem formular perguntas a mesa.

Fórum: Reuniões sem limitação de número de participantes, permite aos expositores debaterem com liberdade seus pontos de vistas sobre o tema ou temas em pauta, a platéia poderá participar com questionamentos a mesa. O objetivo é obter as maiores informações sobre o assunto, em busca de um consenso geral. O coordenador colhe as opiniões e apresenta uma conclusão representando a opinião da maioria. Poderá ter a duração de um ou mais dias.

Debate: É a discussão de dois oradores que defendem pontos de vista diferentes sobre um tema, é possível realizar debates com mais de dois participantes. Existe a necessidade de um moderador para coordenação do debate. Pode ser aberto ao público ou transmitido em veículo de mídia, entretanto, a platéia não participa com perguntas.

Colóquio: É a exposição de um tema em reunião fechada, que tem por objetivo esclarecer e tomar decisões, sob uma coordenação específica.

Semana: É a nomenclatura atribuída a um tipo de encontro semelhante ao congresso, no qual os participantes pertencem a uma mesma categoria profissional com o objetivo de discutir temas relacionados com a classe. É necessário uma comissão organizadora, e tem duração de vários dias.

Workshop: São encontros onde há uma parte expositiva seguida de demonstrações do objeto (produto) que gerou o evento. Poderá fazer parte de um evento de maior amplitude.

Oficina: É semelhante ao workshop, sendo que a oficina é mais utilizada na área educacional e o workshop na área comercial/empresarial. Pode também fazer parte de eventos maiores.

Conclave: Caracteriza-se pelo caráter religioso e para o qual são trazidos temas de ordem ética e moral. Os expositores são, na sua maioria, religiosos e a organização é semelhante à dos congressos. As conclusões podem ser adotadas.

Jornada: São encontros de grupos profissionais, de âmbito regional, para discutir periodicamente assuntos de interesse do grupo. É promovido por entidades de classe, com duração de vários dias. As conclusões podem servir de diretrizes para a classe.

Entrevista Coletiva: É um tipo de encontro no qual o expositor (entrevistado) faz uma rápida explanação, e é questionado pelos representantes da imprensa (jornalistas) Dependendo do entrevistado as perguntas são previamente submetidas a sua apreciação ou da assessoria de imprensa do mesmo.

Brainstorming: É um tipo de encontro no qual as pessoas se propõem a apresentar idéias acerca de um problema. Normalmente essa reunião poderá ter uma fase criativa e outra avaliativa. Normalmente existe um coordenador que fará a apresentação do problema, depois todos participam com o lançamento de idéias e o coordenador em conjunto com os participantes fazem a seleção de idéias e a síntese.
Exposições, Feiras e Mostras:
Exposição: É fixa, visa apenas divulgar. O expositor irá adquirir o espaço físico que será transformado em stand e estará, juntamente com outros expositores participando do evento. Nas exposições de artistas plásticos, geralmente individuais, o espaço poderá ser conseguido sem despesas. Convencionou-se chamar de vernissage a abertura de exposições de artes plásticas.

Mostra: É pequena, circulante e visa somente divulgar. É a única forma de expor que circula, isto é, pode ser vista em vários locais, com a mesma forma e conteúdo.

Feira: É ampla, fixa e visa vender. Neste caso o espaço do stand é bastante dispendioso, pois trata-se de um evento destinado a venda de produtos. É a forma de expor mais freqüentemente organizada.
Encontros de Convivência
Consiste em reunir pessoa para um momento de descontração, integração ou até mesmo negócios, no qual um serviço de buffet atende de acordo com o tipo de encontro.
Coquetel: É um encontro no qual as pessoas circulam servidas por garçons ou servindo-se de uma mesa estrategicamente colocada.
Salgadinhos variados e bebidas constituem o cardápio do coquetel “ party”, se acrescido de um prato quente é o coquetel “souper”, todo o cardápio servido em uma mesa é o coquetel “buffet”.
“Coquetel deve ter 4S – Surgir, Saudar, Sorrir e Sumir” - Marcelino de Carvalho, Livro Guia de Boas Maneiras.

Banquete: É um encontro suntuoso e solene com considerável número de pessoas. Destaca-se dos anteriores pela qualidade dos serviços, coberturas, baixelas, talheres e decoração. Os banquetes podem utilizar diferentes serviços; Serviço Empratado – Servir o prato à mesa, já montado na cozinha. É um serviço simples e rápido, facilitando o trabalho dos garçons e melhor apresentação do prato.
Francesa – Neste serviço o garçom serve o cliente direto da bandeja.
Buffet – Consiste da mesa montada com pratos quentes e frios. O êxito deste tipo de serviço depende da escolha do cardápio correto e da apresentação dos diversos pratos.

Churrasco: É um evento popular, no qual os convidados não se preocupam muito com a etiqueta. Seu cardápio é basicamente carne, saladas, bebidas e frutas. Geralmente tem duração de um dia inteiro e é mais utilizado para confraternizações empresariais.

Happy-Hour: É uma reunião de final de tarde, na saída do trabalho, geralmente promovida por bares, restaurantes e hotéis, mas que pode ser oferecida pela própria empresa em seu ambiente físico. O cardápio é semelhante ao de um coquetel, onde podem surgir brincadeiras e pequenos jogos.

Brunch: É oferecido em substituição ao café da manhã e almoço, no meio do dia ,“Breakfast e lunch”. Muito hotéis oferecem este tipo de serviço, é um tipo de encontro muito apropriado para reuniões empresariais no período da manhã.

Coffee-Break: É oferecido no intervalo de eventos, em mesa devidamente decorada e estratégicamente colocada, no qual os convidados podem se servir de uma variedade de salgado, doces, sucos, chás, café, água e etc.

Almoço Network: Consiste em um almoço-reunião, no qual se discute a pauta durante o aperitivo e utiliza-se o restante do tempo para fechamento do assunto.

Café da Manhã: São encontros profissionais em que, entre a exposição dos assuntos de interesse dos convidados, é servido o café de maneira que não atrapalhe a dinâmica dos trabalhos.
Outros eventos
Lançamento de Pedra Fundamental
Inauguração de Espaço Físico
Inauguração de Retratos, Bustos e Estátuas
Posses
Outorga de Títulos
Evento esportivo
Excursões
Lançamento de Livro ou Produto
Dias Específicos
Rodadas de Negócios
Briefing
O “Briefing” é uma ferramenta de extrema importância para o organizador de eventos, independente do tipo de evento que estiver realizando.
“Briefing” é um questionário aplicado pelo organizador ao contratante do evento, onde constarão perguntas fundamentais para a realização de um planejamento e do evento. A baixo apresentaremos um modelo de “briefing”, porém cada organizador deverá formatar o seu, adaptando suas perguntas às suas necessidades.
MODELO PARA BRIEFING
I-Empresa contratante:
Razão Social:
Endereço:
Fone:
Fax:
e-mail:
Contato:
Cargo:
Departamento:
Segmento de atuação da empresa:
Produto e/ou linha de produtos ou serviços:
Eventos
Objetivo principal do evento: (comemoração, convenção de vendas, congresso científico, confraternização, lançamento de produto, treinamento, outros).
Data da realização e período.
Público alvo do evento.
Perfil do Público-alvo: (sexo, faixa etária, escolaridade, nível sócio-econômico, grau hierárquico)
Número total de participantes.
Qual a origem geográfica dos participantes.
Existe um local determinado para a realização do mesmo:
( ) sim ( ) não Caso afirmativo. Onde?
Existe um programa do evento.
Inclui hospedagem
Quais os meios de transportes utilizados.
Qual a tipologia do evento
Há um tema definido:
Caso afirmativo: anexar logotipo, peças, etc.
Caso negativo: que material será criado em função do tema, cores especiais.
O que será oferecido aos participantes: (refeições, atividades, brindes, serviços).
Qual a categoria de hotéis a ser utilizado.
Quem são os convidados Vips: ( qual o diferencial de serviços e as honras oferecidas)
Qual a verba prevista.
Existe uma comissão organizadora: (quem são os contatos, definir as responsabilidades de cada comissão e o responsável)
Idioma oficial do evento.
Como será feita a divulgação: (veículos a serem usados, folhetos, convites, cartazes)
Equipamentos
Materiais
Serviços:(tradução simultânea, buffet, jantar, coquetel, outros)
Recursos humanos:
Para esse evento existe a contratação de outros prestadores de serviços como: (agência de propaganda, serviços gráficos, assessoria de imprensa, agências de turismo, banco oficial, assistência médica hospitalar, seguro, outras).
PLANEJAMENTO
A organização de eventos é trabalhosa e de grande responsabilidade, por isso o planejamento deve procurar englobar os aspectos reais e potenciais relacionados direta e indiretamente com o evento, de forma minuciosa. O planejamento é o primeiro esforço organizacional englobando todas as etapas de preparação e desenvolvimento do trabalho. O sucesso de um evento depende de um planejamento detalhado e bem feito.
1. - Definição de Objetivos
O planejamento de um evento esta ligado aos objetivos que se deseja alcançar ou seja, é o que se pretende alcançar com o evento.
2. - Local
O local adequado para a realização de um evento, é o local que mais se adapta ao perfil dos usuários e do eventos. O organizador não poderá considerar somente o espaço físico, mas também a própria localização geográfica em que se encontra, analisando os seguintes aspectos:
Condições econômicas dos participantes
Facilidades de acesso
Condições turísticas
Infra-estrutura de hospedagem e alimentação
Concentração de público-alvo.
3. - Data
A fixação da data do evento assume uma grande importância e deve ser analisada, não somente no contexto da área geográfica em que vai ser realizado o evento, mas também em termos nacionais. No caso de eventos muito diferenciados, a análise deve ser levar em conta o próprio calendário internacional de eventos. Uma data mal fixada, coincidindo com eventos semelhantes ou com outros de natureza cívica ou religiosa, pode determinar o fracasso do evento.
4. - Temário
O temário consiste na fixação dos assuntos que serão abordados no evento.
Deve observar as seguintes características:
Clareza: ser de fácil entendimento o objetivo do assunto.
Atualidade: ser atual e de interesse geral
Antecedência: ser divulgado com antecedência para garantir a participação dos interessados. Todo temário de evento deve apresentar um tema central que servirá de linha mestra para o desenvolvimento do mesmo.

Tema Central – é a idéia básica que norteará o desenvolvimento do temário. A escolha de um tema central facilita o desenvolvimento do temário como um todo, resumindo tudo que será discutido e analisado durante o evento.

5. - Programa
O programa consiste na distribuição, por data e horário , de todas as atividades a serem desenvolvidas durante o evento. Nele deve constar todas as atividades relacionadas não só como temário, mas também com as atividades de lazer, sociais e culturais.

6. - IDENTIFICAÇÃO E ANÁLISE DOS PARTICIPANTES
Devemos identificar as peculiaridades do público-alvo ou participantes potenciais, para saber quem são, o que faz, onde vive, quanto ganha e outras informações de suma importância para o organizador de eventos. De um modo geral, o público pode ser classificado nos seguintes segmentos:
participantes (potencial e atuais);
expositores (potenciais e atuais);
convidados especiais;
autoridades;
veículos de comunicação, fornecedores;
público em geral.
7.Estratégias de Comunicação
A estratégia de comunicação consiste na adequação de linguagem, mensagem e meios que serão utilizados para atingir, com eficácia os segmentos determinados.
7.1 Mensagem: recomenda-se que as mensagens a respeito de um mesmo evento guardem, entre si, uma relação de harmonia, isto é, que sejam elaboradas dentro de uma mesma diretriz. A mensagens mais eficientes são aquelas que possuem chamadas claras, curtas e de imediata compreensão. A mensagem pode ser informativa, motivacional ou ambas, desde que estejam diretamente ligadas aos objetivos do evento, sejam concebidas com a mesma diretriz e utilizem a linguagem correta.

7.2 Meios de Comunicação: a escolha dos veículos de comunicação deve considerar o tipo de evento, sua abrangência e segmentação, por isso, cada tipo de público exigira meios de comunicação adequados ao seu perfil.

Os meios de comunicação podem ser resumidos em:
Jornais, revistas, rádios e TV – para tais meios destinam-se dois mecanismos: a assessoria de imprensa e a inserção de anúncios. A assessoria de imprensa enviará sugestões de pauta, press-releases, agendará entrevistas coletivas, sempre que necessário e tais matérias aceitas pelos editores e jornalistas, serão divulgadas gratuitamente nos veículos. Os anúncios ou matéria paga, serão inseridos quanto os objetivos do evento e a definição de público o exigirem e houver disponibilidade financeira.

Cartazes – uma das formas mais usadas na divulgação de eventos, por ser objetivo e mais barato. Deve ter a linguagem clara e objetiva, mensagem rápida e direta, além de um visual atraente e criativo. O cartaz busca despertar atenção daqueles que passam por ele normalmente de maneira rápida.

Folhetos – divulga apenas as mensagens básicas e na maioria das vezes, é entregue aos potencialmente interessados, de forma direta.

Folder – normalmente é enviado aos potenciais participantes com a programação do evento, com datas, horários, atividades previstas e participantes convidados ou palestrantes.

Mala-direta – é como se costuma chamar a remessa via correio, de folhetos, folders, circulares, a um público especialmente selecionado para este fim (mailing list). Trata-se de uma forma de comunicação muito dirigida.

Painéis e out-doors – usado normalmente para eventos com tema de domínio coletivo e quando o público alvo seja a comunidade como um todo ou uma fatia significativa dela. Uma estratégia de comunicação bem estruturada deverá contar com a utilização de diversos meios, com um cronograma bem definido de forma simultânea e sucessiva.

8. - Planejamento Financeiro
Basicamente, o planejamento dos recursos financeiros de um evento pode ser definido como o esforço de previsão, de organização e controle das entradas e saídas dos recursos financeiros. Para tanto, existem dois aspectos básicos:

Previsão – as fontes de receitas devem ser analisadas criteriosamente, assim como os itens de despesas, devem ser claramente identificados;

Organização e controle – deve-se realizar esforços para harmonizar o fluxo de caixa, isto é, as entradas e saída, de modo que o disponível seja suficiente ao longo do tempo. Por outro lado, em função da previsão das receitas e despesas, é importante estabelecer as alternativas, bem como os critérios de prioridade e hierarquia das criatividade. Os recursos financeiros procedem geralmente das seguintes fontes:
recursos preexistentes– verba que a entidade promotora destina para as despesas iniciais;
taxa de inscrição/ ingressos
doações – que são contribuições provenientes de pessoas físicas ou jurídicas, que podem assumir as seguintes formas: dinheiro, materiais de consumo do evento, serviços (impressão, buffet, alimentação, hospedagem, anúncios e outros.)
patrocínio – uma organização pública ou privada assume a responsabilidade total ou parcial dos custos da organização do evento;
auxílios governamentais– esta fonte pode ser de origem federal, estadual e municipal, onde o órgão envolvido financiam algum tipo de serviço ou material do evento, tais como: estadias, passagens, cartazes, folhetos, publicação de anais, etc;
eventos paralelos– são atividades que poderão ser desenvolvidas antes e durante o evento, podendo significar uma fonte de renda;
venda de espaço impresso– o organizador poderá oferecer esses espaços para empresas que tenham interesse em divulgar seus produtos ou serviços para o público alvo do evento.
merchandising – é a venda de materiais diversos, voltados para o público consumidor. É de fácil aceitação pela possibilidade de seu uso (camisetas, bonés, chaveiros, cinzeiros, calendários e outros).
Planejamento Financeiro– busca planejar dentro de um determinado espaço de tempo, as entradas e saídas de numerário, de forma que o disponível seja, ao longo do período de organização, suficiente para cobrir despesas, Deve-se adotar também um critério de prioridade de despesas.
Além da previsão e do planejamento financeiros, é necessário lançar mão de outros mecanismos como controle de livro caixa, processo de pagamento, balancetes de verificação, aplicações, prestação de contas, para que se tenha um perfeito controle da vida financeira do evento.
Despesas de um evento – o custo total de um evento pode ser dividido da seguinte forma:
custos de organização(planejamento, coordenação, recursos humanos.............................................40%
criação, lay out, arte final e impressão............10%
correio..............................................2%
buffet..............................................15%
material do participantes............................3%
transporte e estadia de convidados..................10%
centro de convenções................................10%
programação social e turística.......................5%
reprodução de trabalhos..............................3%
diversos.............................................2%
Os percentuais apresentados acima servem apenas como base de distribuição de receita, devendo ser analisado a cada evento, de acordo com os objetivos do mesmo.
9. - Serviços
A contratação dos serviços profissionais para um evento deve ser realizada após uma criteriosa seleção, ou seja, com apresentação de referências pessoais e profissionais, documento de identificação, endereço e telefones comprovados. Tudo o que for acertado entre as partes deverá estar assegurado através de um contrato de prestação de serviços específico para esse fim. O Organizador deverá apresentar pelo menos três orçamentos de empresas diferentes para que o contratante escolha o que mais lhe convir, é função do organizador de eventos informar sobre cada fornecedor e dar referencias de outros eventos. Abaixo estão listados alguns serviços que podem ser utilizados na organização de um evento.
Decoração / imprensa /cerimonial /buffet/ fotografia / mestre de cerimonias/ iluminação e som / tradução e interpretação/ seguranças /(criação, lay-out, arte-final e fotolito).
A prestação de serviços de segurança, assistência médica, seguro de saúde e de vida, serviços pessoais, são itens que oferecidos pelo evento, o enriquecem e proporcionam maior “status”. Estes serviços estão muito intimamente ligados a recepção, uma vez que por ela passam todos aqueles que vêm participar de qualquer evento.
10. - Instalações
Recepção: O serviço de receptivo de um evento é considerado o “cartão de visitas”. É o primeiro contato do participante com o “clima” do evento. O receptivo pode ter postos de atendimento em aeroportos, hotéis e nos locais onde acontecem as atividades do evento. Em qualquer caso, é imprescindível demonstrar alegria pela presença do participante, a importância dessa presença e o desejo dos organizadores, de que ele encontre o evento, motivos de grande satisfação. Características pessoais das recepcionistas como simpatia, eficiência, alegria interior, paciência, raciocínio rápido, são fundamentais ao trabalho de recepção. Outros fatores de organização determinam o bom andamento deste serviço: escolha e montagem do local apropriado, placas de informação e indicação, quadro de informações importantes, uniformes, treinamento de recepcionistas, entre outras.

Secretaria: È um local onde deverá funcionar toda a organização do evento, enquanto o mesmo está acontecendo, a entrada é restrita aos funcionários do evento. A secretaria deverá estar equipada com: fax, telefones, micros, internet e materiais de escritório, pois a mesma funcionará como um “QG”.

Sala VIP: Esta sala deverá estar preparada para receber os convidados vips, palestrantes, autoridades e imprensa. Normalmente, é preparado um buffet, que ficará montado durante todo o evento, em alguns casos contratamos garçons para servir aos convidados ou até mesmo uma recepcionista que estará servindo e informando os participantes.

Local do evento: O local do evento deverá estar preparado para receber os participantes com conforto, bom gosto e infra-estrutura. O local deverá ter o número de lugares de acordo com a quantidade de pessoas, banheiros próximos, acesso facilitado, acesso para deficientes físicos. Deverá existir a preocupação de decorar o espaço de acordo com a tipologia e tema do evento para que as pessoas possam entrar no “clima” do evento. Essas decorações costumam causar um impacto benéfico aos participantes.

Hotéis: Ao elaborar o planejamento de hospedagem de um evento o organizador deverá levar em consideração a condição sócio-econômica e cultural dos participantes. Resumidamente, o planejamento de hospedagem segue o seguinte roteiro:
escolha de hotéis– após visitas serão selecionados aqueles que atendam as características dos participantes.
reserva antecipada ou bloqueio – diante da expectativa do número de participantes, serão negociados e bloqueados um determinado número de apartamentos nos diversos hotéis, que serão confirmados pelos participantes interessados ou liberados pela organização do evento, em data previamente estabelecida.
confirmação de reserva– os participantes serão informados do custo das diárias dos hotéis selecionados, suas características físicas e orientados com relação a data limite e procedimento para confirmação de reserva.
11. - Transportes
A organização de um evento tem que buscar meios que facilitem a participação dos interessados. O oferecimento de condições de transporte favoráveis em um país como o Brasil, constitui fator determinante de participação. A organização do evento deverá contratar empresas especializadas em aéreo e terrestre, tanto para cargas quanto para passageiros; Aéreo / Terrestre(rodoviário/ferroviário)/ Grupal / Coletivo
Individual / estacionamento.
12. - Planejamento de Atividade Sociais e Turísticas
As atividades sociais e culturais paralelas de um evento, assumem grande parte da responsabilidade pelo “clima” que se deseja obter para os participantes e para o evento. Tais atividades podem ser dirigidas somente aos participantes, somente aos acompanhantes ou aos dois públicos conjuntamente. Para cada um dos casos deverá ser planejada uma programação específica de acordo com o perfil do público. Os programas sociais e culturais mais comuns em eventos são: coquetéis, shows, teatros, city tour, saídas para compras, jantares, almoços e passeios noturnos. São as atividades que se desenvolvem paralelamente aso evento. Ao efetuar o planejamento destas atividades deve-se tomar o máximo de cuidado para que as mesmas não comprometam o evento.
13. - Planejamento de recursos Humanos
Deverá ser determinado o número e a função das pessoas que serão envolvidas nas etapas do pré-evento, trans e pós-eventos. Após definido cada função os profissionais deverão ser treinados e informados sobre o tipo de evento e as atividades que estarão acontecendo, informar os direitos e deveres de cada área e pessoa, bem como assinar contrato com todas as informações detalhadas.
14. - Recursos Audiovisuais
O planejamento dos recursos audiovisuais consiste em identificar e analisar as características do evento e as necessidades dos participantes e oradores, estabelecendo em função destas análises, quais equipamentos serão necessários. Os recursos audiovisuais em geral, são: serviços de som, projetores diversos, e telas de projeção, serviço de iluminação, sistema de tradução simultânea, vídeo e televisão, computador, mapas, modelos, maquetes quadros negros e brancos com pincéis e giz, painéis indicativos e informativos.
15. - RECURSOS MATERIAIS
Por recursos materiais entende-se toda a gama de produtos necessários nas etapas de operacionalização do evento. Temos:
Material de expediente– papel, circulares, envelopes, canetas, lápis, e todo material de secretaria que se possa necessitar.
Material de participante – compreende tudo que vier a ser distribuído aos participantes, como pasta, brindes, crachás, tickets de estacionamento, bloco de anotações, etc...
Equipamentos – telefone, fax, xerox, micro computador, máquinas de escrever, telex, calculadora, etc...
Recomenda-se que os materiais de expediente e de participante mantenham uma unidade visual entre si e com o material de divulgação, ou seja, em tudo deve ser aplicada a marca e as cores do evento, auxiliando assim, o processo de fixação da imagem do evento.
16. - Chek List
É um instrumento básico, necessário e imprescindível, a uma eficiência e correta organização de atividades. É o retrato fiel do evento. podemos definir também o chek list como a lista das atividades e procedimentos que deverão ser realizados para a efetivação do evento. O Check-list é a relação de providências, tarefas ou necessidades do evento. Existem diversas formas de apresentação do check-list, como por exemplo reunir as necessidades por ordem alfabética, ou também pode ser organizado por grupos de atividades, setores de organização ou para cada circunstância específicas, como check-list de secretaria, de plenário, de programação social, de local e outras.
17. - Cronogramas
É a distribuição ordenada das atividades e providências, dentro de um determinado espaço de tempo com datas previstas, para início e término de cada tarefa. O cronograma estabelece também responsabilidades de execução. O acompanhamento e avaliação constante do cronograma evita e previne erros durante o processo.
18. - Estrutura Administrativa
Identificação das funções;
Distribuição das funções;
Detalhamento das funções.
19. - Avaliação
Avaliar é fundamental para o aprimoramento de uma organização. Periodicamente os trabalhos desenvolvidos para um evento devem ser avaliados, através de reuniões com o grupo envolvido. A base para tais avaliações está no cronograma, que determina tarefas e estabelece responsabilidades. A opinião das pessoas que compõem o grupo de trabalho também é muito importante, ao final do evento, a equipe deve reunir-se para avaliar os resultados obtidos. Importante também é a avaliação que os participantes fazem do evento através de respostas a um questionário, cujo resultado de tabulação indicará até que ponto os objetivos iniciais foram atingidos. Este questionário não será identificado e abrangerá todas as áreas de organização: transporte, hospedagem, recepção, secretaria, materiais e outros.
20. - “CLIMA” DO EVENTO
É o espírito, a alma do encontro. Um aspecto totalmente subjetivo que presente nos participantes condicionará atitudes e opiniões com relação às atividades do evento. Resumindo, o “clima” é a forma como desejamos que os participantes sintam-se no evento. Este “clima” não será determinado por um único aspecto, mas sim, pela somatória de todos os fatores que compõe a organização. Na exteriorização de atividades subjetivas, de reações inconscientes, todas de ordem física, intelectual e principalmente emocional. Atividades criativas, cartões de boas vindas, esquema de recepção e serviços pessoais, e outros, colaboram na determinação do “clima” favorável.
ETAPAS DO PLANEJAMENTO
As etapas do processo de planejamento são:
1.PRÉ EVENTO
É a etapa inicial onde são definidas todas as atividades a serem desenvolvidas. Identificação de locais e formalização de reservas dos locais para o eventos;
Detalhamento do projeto;
Definição de responsabilidades;
Planejamento de definição de todas as necessidades iniciais(pessoal, material, equipamentos ou serviços especializados);
Serviços a serem contratados;
Preparação de mailing e envio de correspondências;
Orçamento básico;
Estabelecer estratégias de Marketing , venda e comunicação;
Cronograma básico;
Confecção de impressos;
Materiais para os participantes;
Montagens e instalações;
Equipamentos;
Serviços de sinalização;
Decoração;
Sala de imprensa;
Serviço de vigilância e segurança;
Turismo transporte e estadas;
Serviços de apoio logístico;
Pessoal para coordenação operacional;
Programação social;
Serviços de tradução simultânea;
Expositores, estandes;
Pessoal;
2. TRANS EVENTO
É o transcorrer da atividade, é a aplicação das determinações previstas no Pré Evento, onde todos os itens do eventos são acompanhados através da aplicação do check list por área. É a etapa decisiva do evento, onde está inserida a coordenação executiva, o controle financeiro, técnico administrativa e social do evento.
Secretária do evento;
Serviços de recepção;
Sala VIP;
Sala de imprensa;
Instalações físicas no local;
Material de secretária;
Equipamentos audiovisuais;
Apoio logístico;
Aeroporto;
Hotel;
Social;
Transporte;
2.PÒS EVENTO
Após o acontecimento do evento vem a confrontação dos resultados obtidos com os esperados e desejados.
Fechamento das atividades;
Avaliação técnica, administrativa e dos participantes;
Prestação de contas;
Elaboração de relatórios
Correspondências ( agradecimentos);
Identificação de aspectos negativos e positivos,
Port-folium

SERVIÇOS TURÍSTICOS PARA EVENTOS
AEROPORTO: A recepcionista que exerce sua atividade neste setor deverá receber cordialmente os visitantes e convidados, auxiliá-los no desembarque de bagagens, indicar e encaminhá-los ao meio de transporte que os levará ao hotel, estar apta a dar qualquer informação e resolver imprevistos. Para executar bem sua função, ela deverá estar com: listagem dos visitantes esperados, planilha de vôos aguardados, crachá de identificação com nome e evento, placa de identificação com o nome do visitante, ficha telefônica, algum dinheiro, relação de hotéis (nomes, endereços e telefones) que hospedarão os participantes, falar fluentemente o idioma dos convidados ou possuir identificação dos idiomas que fala, informações sobre o evento (folhetos), informações úteis e de emergência (telefones do hotéis alternativos, pronto-socorro, polícia, bombeiros, endereços de restaurantes ou lanchonetes próximas, farmácias, etc), mapa da cidade, telefone do local do evento, nome dos organizadores, informações turísticas e históricas da cidade. OBS: Um bom Guia Turístico, geralmente possui a maioria dos dados acima.
HOTEL: A recepcionista que ficar no hotel terá como atribuição: recepcionar os visitantes, alojá-los de acordo com as reservas, providenciar o envio das bagagens aos quartos, resolver qualquer imprevisto, como mal-estar, perda de bagagens ou troca de quarto, auxiliá-lo durante sua permanência no evento, fazendo ligação com os setores: aeroporto, social e transporte, informá-los sobre horários dos eventos, avisando-os minutos antes da partida para o Centro de Convenções. Para o seu bom desempenho, ela deverá ter: balcão ou mesa de informações identificada, relação dos participantes hospedados em seu hotel, relação de participantes hospedados em outros hotéis, material sobre o evento, informações sobre os setores, aeroporto, social e transporte, programação noturna da cidade, mapa da cidade, e informações turísticas principais, telefones e endereços úteis.